Sertifika Gerçek mi? Belge Doğrulama ve Sahte Belgeye Karşı Dikkat Edilecekler

Bir tedarikçi, iş ortağı veya bayi ile çalışmaya başlamadan önce ISO belgesini istemek yaygındır; ancak belgenin gerçekten verilip verilmediğini, süresinin dolup dolmadığını ve kapsamın işinizi karşılayıp karşılamadığını kontrol edenler azdır. Sahte veya akreditasyonsuz kuruluşlardan alınmış belgeler hem sözleşme hem itibar riski taşır.

1. Belgeyi veren kuruluş kim?

Belgede kuruluşun adı, adresi ve akreditasyon markası bulunmalıdır. Akreditasyon belgenin değerini belirler. Yönetim sistemi belgelendirmesi yapan kuruluşların akredite olduğunu ilgili akreditasyon kuruluşunun sitesinden doğrulayın. Akreditasyonu olmayan kuruluşların belgeleri uluslararası kabul görmez ve ihalelerde geçerli sayılmayabilir.

2. Belge numarasını çevrimiçi sorgulayın

Güvenilir her belgelendirme kuruluşu, belge numarasını sorgulama imkânı sunar. Bizde bu işlem birkaç saniye sürer: belge numarasını girdiğinizde kuruluşun adı, standart, kapsam, geçerlilik tarihi ve durum (geçerli, askıda, iptal, süresi doldu) görünür. Sorgulayamıyorsanız kuruluştan yazılı doğrulama isteyin.

3. Geçerlilik tarihi ve gözetim

Belge 3 yıl geçerlidir, ancak her yıl gözetim denetimi yapılmazsa belge askıya alınır. Fotokopi veya eski bir PDF, güncel durumu göstermez. Bu nedenle belge her sözleşme yenilemesinde yeniden sorgulanmalıdır.

4. Kapsam sizinle ilgili mi?

Belge ürettiğiniz parçayı mı, yoksa yalnızca ofis faaliyetlerini mi kapsıyor? Lokasyon ve kapsam belgede yazılıdır. Tedarik ettiğiniz ürün kapsam dışındaysa belge, sizin için anlamsızdır.

5. Şüpheli işaretler

• Çok kısa sürede ve fiziksel denetim yapılmadan belge düzenlenmesi
• Piyasa fiyatının çok altında teklif
• Belge numarasının sorgulanamaması
• Belge üzerinde akreditasyon markası bulunmaması
• Kuruluşun adresinin ve telefonunun doğrulanamaması

Ne yapmalısınız?

Şüpheli bir belge bulursanız kuruluşa, akreditasyon kuruluşuna ve gerekirse ilgili idari otoriteye bildirin. Bizim belgelerimizin kötüye kullanıldığını düşünüyorsanız sitemizdeki şikayet formunu kullanarak bize ulaşabilirsiniz; bildirimler 5 iş günü içinde incelenir.

Kendi belgenizi korumak

Belge sahipleri olarak da belge ve logo kullanım kurallarına uymanız gerekir: logoyu ürün üzerinde veya ambalajda ürün sertifikasyonu izlenimi verecek şekilde kullanmayın, kapsam dışı faaliyetler için belgeyi reklam malzemesinde kullanmayın. Bu ihlaller belgenin askıya alınmasına yol açabilir.

Tedarikçi değerlendirmesinde pratik yöntem

Tedarikçi onay formunuza belge numarası, düzenleyen kuruluş ve geçerlilik tarihi alanları ekleyin; her yıl yeniden doğrulama tarihi koyun. Önemli tedarikçilerde belgelendirme kuruluşuna doğrudan yazılı doğrulama talebi göndermek, ek güvence sağlar.